Algemene Voorwaarden Ultimate Set Planner

Versie 1.1 — 27 september 2026

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op het gebruik van de dienst Ultimate Set Planner. Lees deze voorwaarden zorgvuldig door. Door aanmelding voor of gebruik van de Dienst aanvaardt u deze voorwaarden.

1. Definities

In deze voorwaarden wordt verstaan onder:

1.1 Aanbieder: The Art of Film, handelend onder de handelsnaam Ultimate Set Planner, gevestigd te Langezand 102, 8223 WH Lelystad, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 69590079, BTW-identificatienummer NL002316424B79, hierna ook aangeduid als "Ultimate Set Planner".

1.2 Klant: de rechtspersoon of natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, die een Overeenkomst met Ultimate Set Planner aangaat of feitelijk gebruikmaakt van de Dienst.

1.3 Dienst: de online software-as-a-service applicatie Ultimate Set Planner, bereikbaar via ultimatesetplanner.app en bijbehorende sub-domeinen, inclusief alle functionaliteiten, content en gerelateerde diensten.

1.4 Account: het persoonlijke gebruikersaccount waarmee Klant toegang krijgt tot de Dienst.

1.5 Klantdata: alle door of namens Klant in de Dienst geüploade, ingevoerde, gegenereerde of door Ultimate Set Planner ten behoeve van Klant verwerkte gegevens, waaronder draaiplanningen, callsheets, crew-gegevens (ook van personen zonder eigen Account), lichtplannen, transportgegevens, geüploade en doorgestuurde bestanden en overige content.

1.6 Materialen: alle door Ultimate Set Planner aan Klant ter beschikking gestelde software, documentatie, designs, modellen, templates en overige werken.

1.7 Overeenkomst: de overeenkomst tussen Ultimate Set Planner en Klant betreffende de levering van de Dienst, waarvan deze voorwaarden een onlosmakelijk onderdeel uitmaken.

1.8 Abonnement: het door Klant gekozen basispakket en eventuele aanvullende modules ("Add-ons") van de Dienst, met bijbehorende looptijd, prijs en functionaliteitsniveau.

1.8a Add-on: een afzonderlijk te activeren module of functionaliteit van de Dienst die naast of bovenop een Abonnement kan worden afgenomen tegen een aanvullende vergoeding (bijvoorbeeld een chatfunctie of uitgebreide AI-analyse). Add-ons hebben dezelfde looptijd en opzegregels als het Abonnement waarbij ze zijn afgenomen, tenzij in de Dienst anders is aangegeven.

1.9 Werkdag: maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van algemeen erkende Nederlandse feestdagen.

1.10 Schriftelijk: schriftelijk inclusief per e-mail of via de berichtenfunctie binnen de Dienst.

2. Toepasselijkheid

2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding, offerte en Overeenkomst tussen Ultimate Set Planner en Klant, en op ieder gebruik van de Dienst.

2.2 De Dienst wordt uitsluitend aangeboden aan zakelijke gebruikers die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Door aanmelding bevestigt Klant uitdrukkelijk dat hij in deze hoedanigheid handelt. De Dienst is niet bestemd voor consumenten zoals bedoeld in artikel 6:230g lid 1 sub a BW.

2.3 De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.4 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien deze schriftelijk en uitdrukkelijk door Ultimate Set Planner zijn aanvaard.

2.5 Indien één of meerdere bepalingen van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar zijn, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. Partijen zullen alsdan in overleg een nieuwe bepaling overeenkomen die de strekking van de oorspronkelijke bepaling zoveel mogelijk benadert.

3. Totstandkoming Overeenkomst

3.1 De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat Klant zich aanmeldt via de aanmeldprocedure op de website en deze voorwaarden aanvaardt, dan wel op het moment dat Klant feitelijk gebruikmaakt van de Dienst, afhankelijk van welk moment het eerst plaatsvindt.

3.2 Ultimate Set Planner behoudt zich het recht voor om een aanmelding of registratie zonder opgave van redenen te weigeren.

3.3 Klant garandeert dat de bij aanmelding verstrekte gegevens juist, volledig en actueel zijn, en houdt deze gegevens tijdens de looptijd van de Overeenkomst actueel.

4. Account en toegang

4.1 Klant ontvangt persoonlijke inloggegevens en is verantwoordelijk voor het strikt geheim houden daarvan.

4.2 Het Account is persoonsgebonden en niet overdraagbaar. Klant mag inloggegevens niet delen met derden buiten zijn eigen organisatie, behoudens uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Ultimate Set Planner.

4.3 Klant is verantwoordelijk voor alle handelingen die via zijn Account plaatsvinden, ook indien deze plaatsvinden zonder zijn medeweten of instemming.

4.4 Bij vermoeden van ongeautoriseerd gebruik, verlies of diefstal van inloggegevens stelt Klant Ultimate Set Planner onverwijld en uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking schriftelijk op de hoogte.

4.5 Ultimate Set Planner is gerechtigd het Account zonder voorafgaande kennisgeving op te schorten of te beëindigen bij vermoeden van misbruik, ongeautoriseerde toegang of inbreuk op deze voorwaarden.

4.6 Klant verbindt zich tot het gebruik van een wachtwoord dat voldoet aan de bij registratie kenbaar gemaakte sterkte-eisen (minimaal 12 tekens, ten minste één hoofdletter, één kleine letter, één cijfer en één symbool).

4.7 Ultimate Set Planner adviseert dringend om tweefactor-authenticatie (2FA) op het Account te activeren via Account → Inloggen & beveiliging. Indien Klant ervoor kiest 2FA niet te activeren, aanvaardt Klant het verhoogde risico op ongeautoriseerde toegang. Ultimate Set Planner is in dat geval niet aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit ongeautoriseerd accountgebruik, anders dan voor zover deze schade het gevolg is van grove schuld of opzet aan de zijde van Ultimate Set Planner. Bij registratie bevestigt Klant kennis te hebben genomen van dit advies en deze aansprakelijkheidsverdeling.

5. De Dienst

5.1 De Dienst is een cloudgebaseerde softwaretoepassing voor productiemanagement in de filmindustrie, gericht op onder meer draaiplanning, crew-management, transportplanning, lichtplannen en gerelateerde functionaliteiten.

5.2 De Dienst wordt geleverd op basis van een inspanningsverbintenis. Ultimate Set Planner spant zich in voor een goede werking en beschikbaarheid maar garandeert geen specifiek resultaat, ononderbroken beschikbaarheid of foutloze werking.

5.3 Ultimate Set Planner is gerechtigd de Dienst, functionaliteiten en specificaties te wijzigen, uit te breiden of te beperken. Bij wezenlijke wijzigingen die nadelig zijn voor Klant geldt het bepaalde in artikel 19.

5.4 Voor gebruik van de Dienst is een werkende internetverbinding en een actuele moderne browser vereist. Ultimate Set Planner is niet verantwoordelijk voor problemen die voortvloeien uit de technische omgeving van Klant.

5.5 De Dienst maakt gebruik van diensten van derden (subverwerkers), onder meer voor hosting, database, e-mail, kaarten, AI-verwerking en betalingen. Het actuele overzicht staat op https://ultimatesetplanner.app/subverwerkers. Het beschikbaar zijn van de Dienst is mede afhankelijk van deze derde partijen. Ultimate Set Planner is niet aansprakelijk voor storingen of beperkingen die voortkomen uit diensten van deze derden.

5.6 EU-data-residentie. Ultimate Set Planner zet zich in om persoonsgegevens en Klantdata waar mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) op te slaan. Database, bestandsopslag en applicatie worden gehost in Stockholm (Zweden). Voor enkele subverwerkers (waaronder Anthropic voor AI-verwerking) kan doorgifte naar de Verenigde Staten plaatsvinden onder de in het Privacybeleid beschreven waarborgen.

5.7 Koppelingen met diensten van derden. De Dienst kan samenwerken met diensten van derden, zoals externe agenda's (agenda-feeds), WhatsApp (deellinks), kaart- en adresdiensten, het opzoeken van bedrijfsgegevens bij de Kamer van Koophandel en het doorsturen van e-mail naar de Dienst. Voor het gebruik van zo'n dienst gelden (ook) de voorwaarden van die derde partij. Ultimate Set Planner is niet verantwoordelijk voor de werking, beschikbaarheid of inhoud van deze diensten, noch voor wijzigingen daarin die een koppeling (tijdelijk) onbruikbaar maken.

5.8 Publiek crew-profiel. De Dienst is een netwerk van professionals. Iedere geregistreerde gebruiker heeft een crew-profiel dat vindbaar is voor andere ingelogde gebruikers van de Dienst, zodat zij hem of haar kunnen vinden, benaderen en inplannen. Andere gebruikers zien daarbij: naam, functie(s), profielfoto, woonplaats, rijbewijzen, certificaten, specialiteiten, ervaring, opgegeven links (zoals website, IMDb of Instagram), e-mailadres en telefoonnummer, en een dagprijs alleen als de gebruiker die zelf op "publiek" heeft gezet. Het straatadres is voor geen enkele andere gebruiker zichtbaar. Dieetwensen zijn alleen zichtbaar voor de eigenaar of beheerder van een project waarin de gebruiker als crewlid is opgenomen, en alleen binnen dat project. Een niet-publieke dagprijs is binnen een project zichtbaar voor de eigenaar of beheerder, en voor de andere projectleden als de eigenaar bedragen in dat project toont. Het profiel is niet zichtbaar voor bezoekers zonder Account en wordt niet door zoekmachines geïndexeerd. Door zich te registreren aanvaardt Klant deze vindbaarheid als onderdeel van de Dienst; wie dat niet wil, kan zijn Account verwijderen (artikel 11.7).

6. Gebruiksregels

6.1 Klant zal de Dienst uitsluitend gebruiken voor het beoogde doel en in overeenstemming met deze voorwaarden, toepasselijke wet- en regelgeving en algemeen aanvaarde normen van zorgvuldig gebruik.

6.2 Het is Klant uitdrukkelijk verboden om:

a. de Dienst te reverse-engineeren, decompileren, disassembleren, te kopiëren of anderszins de broncode of onderliggende technieken te achterhalen, behoudens voor zover dwingend rechtelijk toegestaan;

b. de Dienst geheel of gedeeltelijk door te verkopen, in sublicentie te geven, te verhuren, te leasen, of anderszins beschikbaar te stellen aan derden;

c. de Dienst geautomatiseerd te benaderen, te scrapen, te crawlen of anderszins te belasten op een wijze die de normale werking verstoort of buitenproportioneel veel resources verbruikt;

d. via de Dienst onrechtmatige, beledigende, lasterlijke, discriminerende, inbreukmakende of anderszins onwettige content op te slaan, te verspreiden of toegankelijk te maken;

e. inbreuk te maken op intellectuele eigendomsrechten, privacyrechten, portretrechten of andere rechten van derden;

f. te trachten beveiligingsmaatregelen te omzeilen, kwetsbaarheden te exploiteren, of malware, virussen of andere schadelijke code in de Dienst te introduceren;

g. de Dienst te gebruiken voor het verzenden van ongevraagde commerciële communicatie (spam);

h. zijn identiteit verkeerd voor te stellen of zich uit te geven voor een ander.

6.3 Bij iedere overtreding van artikel 6.2 verbeurt Klant aan Ultimate Set Planner een direct opeisbare boete van €1.000 per overtreding, vermeerderd met €100 per dag dat de overtreding voortduurt na schriftelijke ingebrekestelling, onverminderd het recht van Ultimate Set Planner om volledige schadevergoeding en/of nakoming te vorderen.

6.4 Ultimate Set Planner is gerechtigd om bij overtreding van deze gebruiksregels de toegang tot de Dienst geheel of gedeeltelijk op te schorten of te beëindigen, zonder dat dit recht geeft op restitutie of schadevergoeding.

6.5 Redelijk gebruik (fair use). Klant gebruikt de Dienst op een wijze die past bij normaal professioneel gebruik door een licht-department. Dit geldt in het bijzonder voor:

a. Scans (automatisch uitlezen van documenten, zie artikel 7): het aantal documenten dat per uur, per dag of per maand kan worden uitgelezen is begrensd. Bereikt Klant een grens, dan meldt de Dienst dat en kan het uitlezen tijdelijk niet worden gebruikt. Bij de invoering van Abonnementen kunnen de grenzen per Abonnement verschillen;

b. opslag: bestanden (zoals planningen, callsheets, foto's en bijlagen) worden opgeslagen voor gebruik binnen de Dienst en niet als algemene archief- of back-upopslag;

c. support: Ultimate Set Planner helpt Klant zo snel als redelijkerwijs mogelijk, maar garandeert geen vaste reactie- of oplostijd. Van Klant wordt verwacht dat hij eerst de beschikbare uitleg in de Dienst raadpleegt en meewerkt aan het oplossen van zijn vraag. Maatwerk, uitgebreide trainingen en het oplossen van problemen in systemen van derden vallen niet onder support.

Bij gebruik dat structureel en aanzienlijk boven normaal gebruik uitkomt, of bij grof of intimiderend gedrag jegens Ultimate Set Planner, mag Ultimate Set Planner Klant hierop aanspreken, het gebruik begrenzen of de support voor Klant beëindigen, na Klant hierover schriftelijk te hebben geïnformeerd.

7. AI-functionaliteit

7.1 Onderdelen van de Dienst maken gebruik van kunstmatige intelligentie ("AI") voor het uitlezen van geüploade of per e-mail doorgestuurde documenten, zoals draaiplanningen, callsheets, recce-schema's en offertes. Voor deze AI-verwerking wordt gebruikgemaakt van diensten van Anthropic. Het resultaat wordt altijd eerst aan Klant getoond ter controle.

7.2 AI-output is een hulpmiddel en geen vervanging voor professioneel oordeel. Klant erkent uitdrukkelijk dat:

a. AI-systemen fouten kunnen maken, onvolledige, onjuiste of misleidende output kunnen genereren (waaronder "hallucinaties");

b. AI-output uitsluitend ter ondersteuning dient en niet bedoeld is als enige basis voor productionele, financiële, juridische of andere beslissingen;

c. Klant verantwoordelijk blijft voor het controleren, verifiëren en valideren van AI-output voordat deze wordt gebruikt;

d. Ultimate Set Planner geen enkele garantie geeft ten aanzien van de juistheid, volledigheid, betrouwbaarheid of geschiktheid van AI-output.

7.3 Ultimate Set Planner is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik of vertrouwen op AI-output, behoudens in geval van opzet of grove schuld van Ultimate Set Planner zelf.

7.4 Klant zal AI-functionaliteit niet gebruiken voor doeleinden waarvoor dit op grond van wet- en regelgeving (waaronder de AI Verordening) niet is toegestaan.

7.5 Keuze en verantwoordelijkheid van Klant. Klant bepaalt zelf of hij een document laat uitlezen met AI. Door een document hiervoor te uploaden of door te sturen naar het projectadres van de Dienst, geeft Klant opdracht het document aan de AI-dienstverlener te verstrekken (zie https://ultimatesetplanner.app/subverwerkers). Klant is ervoor verantwoordelijk dat hij daartoe gerechtigd is, in het bijzonder bij documenten waarvoor geheimhoudingsafspraken gelden (zoals een geheimhoudingsverklaring met een productie). Mag of wil Klant een document niet laten uitlezen, dan voert hij de gegevens zelf in. Ultimate Set Planner is niet aansprakelijk voor de gevolgen van het uitlezen van een document dat Klant niet had mogen delen.

8. Prijzen, facturering en betaling

8.1 De vergoeding voor de Dienst (Abonnement en eventuele Add-ons) is vermeld op de website van Ultimate Set Planner of in de Overeenkomst. Alle prijzen zijn in euro's en exclusief BTW en eventuele andere heffingen van overheidswege.

8.2 Facturering vindt vooraf plaats, per maand of per andere overeengekomen periode. Betaling geschiedt via de in de Dienst aangeboden betaalmethoden. Ultimate Set Planner maakt gebruik van Mollie B.V. als betalingsverwerker; ondersteunde betaalmethoden omvatten onder meer iDEAL, SEPA-incasso en creditcard.

8.3 Klant verleent Ultimate Set Planner en Mollie toestemming om voor doorlopende abonnementen en geactiveerde Add-ons periodiek het verschuldigde bedrag af te schrijven of automatisch te incasseren via de door Klant gekozen betaalmethode. Het tussentijds activeren van een Add-on geldt als opdracht tot afname en wordt naar rato in rekening gebracht voor het resterende deel van de lopende facturatieperiode.

8.4 Bij niet-tijdige betaling is Klant van rechtswege in verzuim, zonder dat een nadere ingebrekestelling is vereist. Vanaf de vervaldatum is Klant de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW) verschuldigd over het openstaande bedrag.

8.5 Buitengerechtelijke incassokosten zijn voor rekening van Klant, te berekenen conform de Wet Normering Buitengerechtelijke Incassokosten of, indien deze niet van toepassing is, ten bedrage van 15% van de openstaande hoofdsom met een minimum van €150.

8.6 Bij betalingsverzuim van meer dan 14 dagen is Ultimate Set Planner gerechtigd de Dienst geheel of gedeeltelijk op te schorten. Opschorting ontslaat Klant niet van de betalingsverplichting.

8.7 Ultimate Set Planner is gerechtigd de prijzen jaarlijks te indexeren conform de CBS-prijsindex Diensten Zakelijke Dienstverlening, alsmede tussentijds aan te passen. Een tussentijdse prijsverhoging wordt minimaal 60 dagen vooraf schriftelijk aangekondigd. Klant heeft het recht de Overeenkomst op te zeggen tegen de ingangsdatum van de prijsverhoging.

8.8 Bezwaren tegen een factuur dienen binnen 14 dagen na factuurdatum schriftelijk aan Ultimate Set Planner kenbaar te worden gemaakt, bij gebreke waarvan de factuur als aanvaard geldt.

8.9 Klant is niet gerechtigd zijn betalingsverplichtingen te verrekenen met een (vermeende) vordering op Ultimate Set Planner, noch de betaling op te schorten, om welke reden dan ook. Een bezwaar tegen een factuur schort de betalingsverplichting niet op.

9. Looptijd, verlenging en opzegging

9.1 De Overeenkomst wordt aangegaan voor de bij aanmelding gekozen periode (standaard maandelijks, tenzij anders overeengekomen). Add-ons volgen dezelfde looptijd als het Abonnement waarbij ze zijn afgenomen.

9.2 De Overeenkomst en geactiveerde Add-ons worden na afloop van de initiële periode telkens stilzwijgend verlengd met eenzelfde periode, tenzij één der partijen tijdig opzegt conform artikel 9.3.

9.3 Opzegging van het Abonnement of een Add-on geschiedt schriftelijk, via de daarvoor in de Dienst ingerichte functie of per e-mail naar support@ultimatesetplanner.app, met inachtneming van een opzegtermijn van:

a. één (1) dag voor het einde van de lopende periode bij maandelijkse abonnementen;

b. één (1) maand voor het einde van de lopende periode bij abonnementen met een looptijd van zes maanden of langer.

9.4 Reeds betaalde vergoedingen voor Abonnement of Add-ons worden bij tussentijdse opzegging niet gerestitueerd, behoudens in de gevallen die in deze voorwaarden of dwingend recht zijn voorzien.

9.5 Beide partijen kunnen de Overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk ontbinden indien:

a. de wederpartij in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft aangevraagd, of haar bedrijfsactiviteiten heeft gestaakt;

b. de wederpartij een wezenlijke verplichting uit de Overeenkomst niet nakomt, en deze tekortkoming na schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn niet binnen die termijn herstelt.

10. Beschikbaarheid, onderhoud en wijzigingen

10.1 Ultimate Set Planner spant zich in om de Dienst zo goed mogelijk beschikbaar te houden, maar garandeert geen specifiek beschikbaarheidsniveau (geen SLA), tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders overeengekomen.

10.2 Ultimate Set Planner is te allen tijde gerechtigd om de Dienst geheel of gedeeltelijk buiten gebruik te stellen voor onderhoud, updates, aanpassingen of verbeteringen. Updates worden zoveel mogelijk zonder onderbreking doorgevoerd. Gepland onderhoud dat tot een merkbare onderbreking leidt, wordt waar mogelijk vooraf aangekondigd via de Dienst of per e-mail en zoveel mogelijk uitgevoerd op momenten met weinig gebruik. Spoedonderhoud, bijvoorbeeld om een beveiligingsprobleem of storing te verhelpen, kan altijd en zonder aankondiging plaatsvinden.

10.3 Onbeschikbaarheid van de Dienst geeft geen recht op restitutie, korting of compensatie, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.

10.4 Ultimate Set Planner is gerechtigd om functionaliteiten van de Dienst te wijzigen, toe te voegen of te verwijderen. Indien een wijziging een wezenlijke vermindering van functionaliteit inhoudt die voor Klant onredelijk bezwarend is, kan Klant de Overeenkomst opzeggen per de ingangsdatum van de wijziging.

11. Klantdata, eigendom en backups

11.1 Klant blijft te allen tijde eigenaar van Klantdata. Ultimate Set Planner verkrijgt geen eigendomsrechten op Klantdata.

11.2 Klant verleent Ultimate Set Planner een beperkt, niet-exclusief, herroepbaar gebruiksrecht op Klantdata, uitsluitend voor zover en zolang noodzakelijk om de Dienst aan Klant te leveren, problemen op te lossen, en wettelijke verplichtingen na te komen.

11.3 Ultimate Set Planner gebruikt Klantdata niet voor:

a. het trainen of verbeteren van AI-modellen;

b. analyse van inhoud van Klantdata voor commerciële doeleinden;

c. delen met derden anders dan strikt noodzakelijke subverwerkers (zie artikel 12);

d. enig ander doel buiten de uitvoering van de Dienst.

11.4 Klant is zelf verantwoordelijk voor het maken van back-ups van Klantdata buiten de Dienst; de Dienst biedt daarvoor exportfuncties (onder meer project downloaden en Account → Gegevens & account). Ultimate Set Planner maakt dagelijks back-ups van de database, die ongeveer zeven (7) dagen worden bewaard. Geüploade bestanden (zoals planningen, callsheets en foto's) vallen niet onder deze back-ups. Deze back-ups zijn uitsluitend bedoeld om de Dienst te herstellen na een storing of incident aan de zijde van Ultimate Set Planner; het is geen hersteldienst voor gegevens die Klant (per ongeluk) zelf heeft gewijzigd of verwijderd. Ultimate Set Planner kan op verzoek proberen zulke gegevens te herstellen, maar is daartoe niet verplicht en mag de redelijke kosten daarvan in rekening brengen. Ultimate Set Planner geeft geen garantie ten aanzien van behoud, herstel of integriteit van Klantdata, behoudens hetgeen voortvloeit uit de in artikel 12 bedoelde verwerkersovereenkomst.

11.5 Bij beëindiging van de Overeenkomst heeft Klant gedurende 30 dagen na de beëindigingsdatum de mogelijkheid om Klantdata via de daarvoor beschikbare functionaliteit te exporteren. Na afloop van deze termijn is Ultimate Set Planner gerechtigd Klantdata te verwijderen, behoudens een eventuele wettelijke bewaarplicht.

11.6 Klant garandeert dat hij gerechtigd is om Klantdata in de Dienst te uploaden en te verwerken, en vrijwaart Ultimate Set Planner tegen aanspraken van derden in dit verband (zie artikel 16).

11.7 Recht op verwijdering (AVG artikel 17). Klant kan zijn Account permanent laten verwijderen via Account → Gegevens & account → "Account verwijderen". Ultimate Set Planner hanteert een hersteltermijn van 30 dagen waarbinnen Klant de aanvraag kan annuleren door opnieuw in te loggen op zijn Account. Na afloop van deze 30 dagen worden alle aan het Account gekoppelde data (Klantdata, profielgegevens, projecten, crew-relaties, agenda-koppelingen, financiële administratie) onomkeerbaar verwijderd, behoudens een eventuele wettelijke bewaarplicht of een lopende rechtsvordering. Gegevens in de dagelijkse back-ups (artikel 11.4) worden binnen ongeveer zeven (7) dagen daarna automatisch overschreven. Klant wordt vóór definitieve verwijdering niet apart gewaarschuwd; de hersteltermijn dient als beoogde gelegenheid om terug te keren. Verwijzingen naar Klant in projecten van andere gebruikers (bijvoorbeeld als crewlid) worden losgekoppeld; de projecten van die andere gebruikers blijven bestaan.

11.8 Anonieme gebruiksstatistieken. Ultimate Set Planner mag geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens over het gebruik van de Dienst (zoals aantallen uitgelezen documenten of gebruikte functies) gebruiken om de Dienst te beheren en te verbeteren. Deze gegevens zijn niet herleidbaar tot Klant of tot personen en bevatten geen inhoud van Klantdata.

11.9 Gegevens van anderen, waaronder privé crewlijsten. Klant kan in de Dienst gegevens vastleggen van personen die (nog) geen Account hebben, zoals crewleden in zijn eigen crewlijst. Voor die gegevens is de gebruiker die ze vastlegt (bijvoorbeeld door een crewlijst aan te leggen of te uploaden) de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en Ultimate Set Planner de verwerker (zie artikel 12.2). Die gebruiker zorgt ervoor dat hij voor het vastleggen en gebruiken van deze gegevens een geldige grondslag heeft, de betrokkenen waar nodig informeert, alleen noodzakelijke gegevens vastlegt en de gegevens verwijdert of corrigeert wanneer een betrokkene daarom vraagt. Uitnodigingen die Klant via de Dienst verstuurt (per e-mail of via een WhatsApp-deellink) gelden als berichten van Klant.

11.10 Toegang door Ultimate Set Planner. Medewerkers of beheerders van Ultimate Set Planner hebben via de Dienst geen toegang tot de inhoud van projecten of andere Klantdata, tenzij Klant daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft (bijvoorbeeld om een supportvraag op te lossen), of voor zover dit strikt noodzakelijk is voor het verhelpen van een storing, het onderzoeken van misbruik of het voldoen aan een wettelijke verplichting. Het verwijderen van een Account door een beheerder wordt vastgelegd in een logboek.

12. Privacy en gegevensverwerking

12.1 Op de verwerking van persoonsgegevens door Ultimate Set Planner is het Privacybeleid van Ultimate Set Planner van toepassing, beschikbaar via https://ultimatesetplanner.app/privacy.

12.2 Voor zover Ultimate Set Planner in het kader van de Dienst persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van Klant, geldt Klant als verwerkingsverantwoordelijke en Ultimate Set Planner als verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Op deze verwerking is de Verwerkersovereenkomst van Ultimate Set Planner van toepassing, beschikbaar via https://ultimatesetplanner.app/verwerkersovereenkomst, welke onlosmakelijk onderdeel uitmaakt van de Overeenkomst.

12.3 Ultimate Set Planner maakt gebruik van subverwerkers. Het actuele overzicht, met per subverwerker het doel en de locatie van de gegevens, staat op https://ultimatesetplanner.app/subverwerkers en in Bijlage B van de Verwerkersovereenkomst.

12.4 Klant garandeert dat hij voldoet aan zijn verplichtingen onder de AVG en overige privacywetgeving, waaronder ten aanzien van rechtmatige grondslag, informatieplicht jegens betrokkenen, en bewaartermijnen. Klant vrijwaart Ultimate Set Planner voor alle aanspraken en boetes die voortvloeien uit het niet nakomen van deze verplichtingen door Klant.

13. Intellectuele eigendomsrechten

13.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op de Dienst, Materialen, software, broncode, designs, logo's, handelsnamen, documentatie en alle overige onderdelen daarvan berusten uitsluitend bij Ultimate Set Planner dan wel haar licentiegevers.

13.2 Ultimate Set Planner verleent Klant gedurende de looptijd van de Overeenkomst een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht op de Dienst, uitsluitend voor het interne zakelijke gebruik door Klant.

13.3 Niets in deze voorwaarden strekt tot overdracht van enig intellectueel eigendomsrecht aan Klant.

13.4 Indien Klant suggesties, ideeën of feedback met betrekking tot de Dienst aan Ultimate Set Planner kenbaar maakt, is Ultimate Set Planner gerechtigd deze zonder enige vergoeding of verplichting jegens Klant op te nemen in en/of toe te passen op de Dienst.

13.5 Het is Klant niet toegestaan auteursrechtaanduidingen, handelsmerken, of andere indicaties van intellectuele eigendomsrechten te verwijderen, te wijzigen of onleesbaar te maken.

13.6 Referenties. Ultimate Set Planner noemt de naam of het logo van Klant alleen als referentie (bijvoorbeeld op de website of in een presentatie) als Klant daar vooraf toestemming voor heeft gegeven. Klant kan die toestemming op ieder moment intrekken.

14. Geheimhouding

14.1 Partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar verkrijgen. Informatie geldt als vertrouwelijk indien dit door de verstrekkende partij is aangegeven of indien dit redelijkerwijs uit de aard van de informatie volgt.

14.2 De geheimhoudingsplicht geldt gedurende de looptijd van de Overeenkomst en drie (3) jaar na beëindiging daarvan.

14.3 De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die: (a) algemeen bekend is buiten toedoen van de ontvangende partij; (b) reeds rechtmatig in bezit was van de ontvangende partij; (c) onafhankelijk is ontwikkeld zonder gebruikmaking van de vertrouwelijke informatie; of (d) op grond van een wettelijke verplichting of rechterlijk bevel openbaar gemaakt moet worden.

15. Aansprakelijkheid

15.1 De totale aansprakelijkheid van Ultimate Set Planner jegens Klant wegens toerekenbare tekortkoming, onrechtmatige daad of enige andere rechtsgrond is beperkt tot vergoeding van directe schade tot maximaal het bedrag dat Klant in de zes (6) maanden voorafgaand aan de gebeurtenis waaruit de aansprakelijkheid voortvloeit aan Ultimate Set Planner heeft betaald, met een absolute bovengrens van € 5.000,- (vijfduizend euro) per gebeurtenis en per kalenderjaar in totaal, waarbij een reeks van samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.

15.2 Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan:

a. redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en omvang van de schade;

b. redelijke kosten ter voorkoming of beperking van schade, voor zover Klant aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van directe schade;

c. redelijke kosten ter verkrijging van een voldoening buiten rechte.

15.3 Uitgesloten is iedere aansprakelijkheid voor indirecte schade, waaronder uitdrukkelijk begrepen: gevolgschade, gederfde winst, gemiste omzet, gemiste besparingen, productieschade, vertragingsschade, reputatieschade, schade door bedrijfsstagnatie, verlies van Klantdata, gemiste opdrachten, immateriële schade en schade door claims van derden.

15.4 Ultimate Set Planner is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit of verband houdt met:

a. storingen, onderbrekingen of fouten in diensten van derden waarvan de Dienst gebruikmaakt of waarmee de Dienst gekoppeld is (waaronder de subverwerkers genoemd op https://ultimatesetplanner.app/subverwerkers en de koppelingen uit artikel 5.7);

b. onjuiste, onvolledige of misleidende AI-output;

c. handelen of nalaten van Klant, zijn medewerkers, of door Klant ingeschakelde derden;

d. door Klant geüploade of via de Dienst ingevoerde Klantdata;

e. gebruik van de Dienst in strijd met deze voorwaarden of de daarvoor gegeven instructies;

f. wijzigingen in wet- en regelgeving die nopen tot aanpassing van de Dienst;

g. verlies van Klantdata, voor zover Klant geen externe back-ups heeft gemaakt (zie artikel 11.4).

15.5 De in dit artikel opgenomen beperkingen en uitsluitingen van aansprakelijkheid gelden niet indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Ultimate Set Planner zelf (haar leidinggevende ondergeschikten daaronder begrepen).

15.6 Iedere aanspraak op schadevergoeding vervalt indien deze niet binnen 30 dagen na het ontdekken van de schade schriftelijk aan Ultimate Set Planner is gemeld, en in elk geval één (1) jaar na de schadeveroorzakende gebeurtenis.

15.7 Aansprakelijkheid van Ultimate Set Planner ontstaat slechts indien Klant Ultimate Set Planner onverwijld en schriftelijk in gebreke stelt, daarbij een redelijke termijn ter zuivering van de tekortkoming stelt, en Ultimate Set Planner ook na die termijn toerekenbaar in de nakoming van zijn verplichtingen tekortschiet, tenzij nakoming blijvend onmogelijk is.

16. Vrijwaring

16.1 Klant vrijwaart Ultimate Set Planner, haar bestuurders, medewerkers en hulppersonen tegen alle aanspraken van derden, en de daaruit voortvloeiende schade, kosten (waaronder redelijke kosten van juridische bijstand) en boetes, die verband houden met:

a. Klantdata, waaronder begrepen inbreuk op intellectuele eigendomsrechten, privacyrechten of portretrechten;

b. gebruik van de Dienst door Klant in strijd met deze voorwaarden, wet- of regelgeving;

c. het niet nakomen door Klant van zijn verplichtingen onder de AVG of andere privacywetgeving;

d. aanspraken van crew, opdrachtgevers, producenten of andere derden die voortkomen uit Klantdata of beslissingen van Klant op basis van de Dienst.

16.2 Ultimate Set Planner zal Klant zonder onnodige vertraging informeren over een aanspraak waarop de vrijwaring van toepassing is. Klant zal op eerste verzoek van Ultimate Set Planner de verdediging tegen de aanspraak overnemen, dan wel, naar keuze van Ultimate Set Planner, de redelijke kosten van verdediging vergoeden.

17. Overmacht

17.1 Ultimate Set Planner is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting jegens Klant indien zij daartoe gehinderd wordt door overmacht.

17.2 Onder overmacht wordt mede verstaan, doch niet uitsluitend: storingen of uitval van internet, telecommunicatie-infrastructuur, stroomvoorziening of diensten van derden (waaronder subverwerkers, hostingproviders en de koppelingen uit artikel 5.7); DDoS-aanvallen, hackaanvallen of andere cyberincidenten; brand, overstromingen en andere natuurrampen; pandemieën, epidemieën en gezondheidscrises; oorlog, terrorisme, opstand of burgerlijke onrust; overheidsmaatregelen, exportbeperkingen en sancties; stakingen, arbeidsconflicten en bedrijfsstoringen bij Ultimate Set Planner of haar leveranciers; en alle andere omstandigheden buiten de redelijke invloedssfeer van Ultimate Set Planner.

17.3 Gedurende de periode van overmacht worden de verplichtingen van Ultimate Set Planner opgeschort. Ultimate Set Planner heeft geen schadevergoedingsplicht jegens Klant voor schade als gevolg van overmacht.

17.4 Indien een overmachtssituatie langer dan 30 dagen voortduurt, is elk der partijen gerechtigd de Overeenkomst schriftelijk te ontbinden, zonder schadevergoedingsplicht.

18. Beëindiging door Ultimate Set Planner

18.1 Naast hetgeen elders in deze voorwaarden is bepaald, is Ultimate Set Planner gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder rechterlijke tussenkomst geheel of gedeeltelijk op te schorten of te beëindigen, zonder dat zij gehouden is tot enige restitutie of schadevergoeding, indien:

a. Klant na ingebrekestelling met een redelijke termijn een wezenlijke verplichting uit de Overeenkomst niet nakomt;

b. een betalingsachterstand van meer dan 30 dagen ontstaat;

c. Klant in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft aangevraagd of zijn bedrijfsactiviteiten heeft gestaakt;

d. Ultimate Set Planner gegronde redenen heeft om aan te nemen dat Klant de gebruiksregels overtreedt of de Dienst gebruikt op een wijze die strijdig is met wet- of regelgeving, dan wel de belangen van Ultimate Set Planner of andere klanten schaadt;

e. voortzetting van de Overeenkomst van Ultimate Set Planner in redelijkheid niet kan worden gevergd.

18.2 Bij beëindiging vervallen alle verplichtingen die naar hun aard bedoeld zijn om voort te duren niet, waaronder de artikelen 11 (eigendom Klantdata), 13 (IE-rechten), 14 (geheimhouding), 15 (aansprakelijkheid), 16 (vrijwaring) en 21 (toepasselijk recht).

19. Wijziging van deze voorwaarden

19.1 Ultimate Set Planner is gerechtigd deze voorwaarden eenzijdig te wijzigen.

19.2 Wijzigingen worden ten minste 30 dagen vóór inwerkingtreding aangekondigd via e-mail naar het door Klant opgegeven adres en/of via een melding binnen de Dienst.

19.3 Indien een wijziging een wezenlijke verzwaring van de verplichtingen van Klant of een wezenlijke vermindering van de rechten van Klant inhoudt, heeft Klant het recht om de Overeenkomst op te zeggen tegen de datum waarop de wijziging van kracht wordt, mits schriftelijk vóór die datum opgezegd.

19.4 Wijzigingen die voortvloeien uit wet- of regelgeving, dan wel wijzigingen die de positie van Klant verbeteren of niet wezenlijk verslechteren, gelden direct zonder opzegrecht.

19.5 Voortgezet gebruik van de Dienst na de inwerkingtreding van een wijziging geldt als aanvaarding van de gewijzigde voorwaarden.

20. Klachten en geschilbeslechting

20.1 Klachten over de Dienst of de uitvoering van de Overeenkomst kunnen schriftelijk worden ingediend via support@ultimatesetplanner.app.

20.2 Ultimate Set Planner streeft ernaar binnen 14 dagen inhoudelijk op een klacht te reageren. Indien een klacht een langere verwerkingstijd vergt, ontvangt Klant binnen die termijn een bericht van ontvangst met indicatie van de verwachte reactietermijn.

20.3 Klant dient klachten over gebreken in de Dienst binnen een redelijke termijn na ontdekking, doch in elk geval binnen 30 dagen, schriftelijk aan Ultimate Set Planner te melden. Bij niet-tijdige melding vervallen alle aanspraken van Klant in verband met dat gebrek.

21. Slotbepalingen

21.1 Overdracht. Klant is niet gerechtigd de Overeenkomst of rechten en verplichtingen daaruit over te dragen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Ultimate Set Planner. Ultimate Set Planner is gerechtigd de Overeenkomst of haar onderneming over te dragen aan een derde, waaronder in het kader van een fusie, overname of bedrijfsoverdracht. Klant verleent hiervoor nu reeds toestemming.

21.2 Geen afstand. Het niet of niet-onmiddellijk afdwingen van enige bepaling uit deze voorwaarden door Ultimate Set Planner houdt geen afstand van die bepaling of het recht om die bepaling later alsnog af te dwingen in.

21.3 Volledige overeenkomst. Deze voorwaarden, tezamen met de bij aanmelding aanvaarde Abonnementsvoorwaarden, het Privacybeleid en de Verwerkersovereenkomst, vormen de volledige Overeenkomst tussen partijen en vervangen alle eerdere mondelinge of schriftelijke afspraken.

21.4 Versies en taal. Bij eventuele vertalingen van deze voorwaarden prevaleert de Nederlandstalige versie.

21.5 Toepasselijk recht. Op de Overeenkomst en deze voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag is uitgesloten.

21.6 Forumkeuze. Alle geschillen voortvloeiend uit of verband houdend met de Overeenkomst worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Midden-Nederland, locatie Lelystad, onverminderd het recht van Ultimate Set Planner om een geschil aanhangig te maken bij de op grond van de wet bevoegde rechter.

21.7 Website. De informatie op de website van Ultimate Set Planner (buiten de Dienst zelf) wordt met zorg samengesteld, maar zonder garantie op juistheid, volledigheid of actualiteit. Aan die informatie kunnen geen rechten worden ontleend; voor de Dienst gelden uitsluitend deze voorwaarden en de Overeenkomst. Ultimate Set Planner is niet verantwoordelijk voor de inhoud van websites van derden waarnaar wordt verwezen.

Contact:

The Art of Film (h.o.d.n. Ultimate Set Planner) Langezand 102, 8223 WH Lelystad KvK: 69590079 BTW: NL002316424B79 E-mail: support@ultimatesetplanner.app Website: ultimatesetplanner.app

Deze Algemene Voorwaarden zijn voor het laatst gewijzigd op 27 september 2026.