Beveiliging

Laatst gewijzigd: 27 september 2026

Planningen, crewgegevens, uren en tarieven zijn vertrouwelijk. Op deze pagina leest u hoe Ultimate Set Planner die gegevens beschermt. Wij noemen alleen maatregelen die echt zijn ingericht.

Waar staan uw gegevens?

De database, bestandsopslag en de applicatie draaien in de Europese Unie (Stockholm, Zweden).
E-mail wordt verstuurd via een Nederlandse dienstverlener.
Alle dienstverleners staan op de pagina Subverwerkers, met per dienst waarvoor en waar.

Versleuteling

Al het verkeer tussen uw apparaat en de Dienst is versleuteld (HTTPS/TLS).
Gegevens in de database en bestandsopslag zijn versleuteld opgeslagen.
Wachtwoorden bewaren wij nooit leesbaar, alleen als hash. Een wachtwoord moet minimaal 12 tekens hebben, met hoofdletter, kleine letter, cijfer en symbool.

Wie kan wat zien?

Toegang wordt in de database zelf afgedwongen (row-level security), niet alleen in het scherm. U ziet alleen uw eigen gegevens en de projecten waarvoor u bent uitgenodigd.
Uw crew-profiel is alleen zichtbaar voor andere ingelogde gebruikers, niet voor bezoekers zonder account of zoekmachines. Uw straatadres ziet niemand behalve uzelf. Dieetwensen ziet alleen de eigenaar of beheerder van een project waarin u zit, en alleen binnen dat project. Zie het Privacybeleid, artikel 6.
Beheerders van Ultimate Set Planner kijken niet in uw projecten, tenzij u daar toestemming voor geeft of dat strikt nodig is voor een storing, misbruik of een wettelijke verplichting.

Bestanden

Geüploade projectbestanden (planningen, callsheets, recce-schema's, offertes, storyboards, recce- en schadefoto's, voorwaarden, rig-foto's) staan in afgeschermde opslag: alleen wie bij het project hoort kan ze openen, via een tijdelijke link.
Een rapport dat u zelf deelt (bijvoorbeeld het meldingenrapport voor het verhuurbedrijf) krijgt een ondertekende deellink: die opent alleen dat ene document en is niet te raden. Deel zo'n link dus alleen met wie hem mag zien.
Profielfoto's en de foto's in de equipment-catalogus worden geladen via een lange, niet te raden link.

Inloggen

Tweestapsverificatie (2FA) met een authenticator-app is voor iedereen beschikbaar via Account → Inloggen & beveiliging. Wij raden het sterk aan.
Voor gevoelige beheeracties, zoals het verwijderen van een account, is een verse 2FA-bevestiging verplicht. Er geldt een daglimiet, elke actie wordt vastgelegd in een logboek en de beheerder krijgt direct een melding.

Tegen misbruik en onverwachte kosten

Limieten op het aantal AI-uitlezingen per gebruiker en per project, en op het aantal supportberichten.
Kostenplafonds bij onze dienstverleners, met automatische waarschuwingen.
Automatische alarmering van de beheerder als een kritieke dienst stilvalt, zoals e-mail of AI-uitlezen.

Back-ups en storingen

Elke nacht wordt er een back-up van de database gemaakt, die ongeveer zeven dagen wordt bewaard. Geüploade bestanden (planningen, callsheets, foto's) vallen daar niet onder; bewaar belangrijke originelen dus ook zelf.
Foutmeldingen worden geregistreerd in de EU, zodat problemen snel worden gevonden. Wij sturen daarbij geen gebruikers- of accountgegevens mee.
Zelf een kopie bewaren kan altijd: per project via "project downloaden" en al uw eigen gegevens via Account → Gegevens & account.

Datalekken

Ontdekken wij een beveiligingsincident dat uw gegevens raakt, dan handelen wij volgens de AVG: wij melden het waar nodig binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren de betrokken gebruikers. Zie de Verwerkersovereenkomst, artikel 9.

Een kwetsbaarheid gevonden?

Mail naar privacy@ultimatesetplanner.app met een beschrijving. Wij reageren zo snel mogelijk en vragen u de kwetsbaarheid niet openbaar te maken voordat die is opgelost.