Privacybeleid Ultimate Set Planner

Versie 1.2 — 27 september 2026

The Art of Film, handelend onder de naam Ultimate Set Planner ("Ultimate Set Planner", "wij", "ons"), respecteert uw privacy en hecht groot belang aan een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens. Dit Privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, met welk doel, op welke rechtsgrondslag, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

Ultimate Set Planner is een online dienst voor de administratieve organisatie van het lichtdepartement bij film-, serie- en commercialproducties: planning, crew, uren, transport, equipment en documenten.

1. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker

Wij verwerken persoonsgegevens in twee rollen:

• Als verwerkingsverantwoordelijke voor uw eigen Account: uw inloggegevens, uw crew-profiel, uw abonnement en facturen, uw supportvragen en de technische gegevens die ontstaan als u de Dienst gebruikt. Daarop is dit Privacybeleid van toepassing.
• Als verwerker voor gegevens die u als gebruiker zelf in de Dienst vastlegt over anderen, zoals de crewleden in uw eigen crewlijst, de crew en contactpersonen in uw projecten en de gegevens in geüploade planningen en callsheets. Voor die gegevens bent u (de gebruiker die ze vastlegt of uploadt) de verwerkingsverantwoordelijke en verwerken wij ze alleen in uw opdracht. Daarop is de Verwerkersovereenkomst van toepassing.

Staat u in de crewlijst of een project van een gebruiker, zonder dat u zelf een Account heeft? Dan heeft die gebruiker uw gegevens vastgelegd. U kunt hem of haar rechtstreeks vragen uw gegevens te wijzigen of te verwijderen. U kunt ook contact met ons opnemen via privacy@ultimatesetplanner.app; wij sturen uw verzoek dan door en helpen de gebruiker om het af te handelen.

2. Wie zijn wij?

The Art of Film (h.o.d.n. Ultimate Set Planner) Langezand 102, 8223 WH Lelystad KvK-nummer: 69590079 Btw-identificatienummer: NL002316424B79 E-mail: privacy@ultimatesetplanner.app Website: ultimatesetplanner.app

Voor privacyvragen, verzoeken tot uitoefening van uw rechten of klachten kunt u contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

3.1 Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (uitsluitend versleuteld/gehasht opgeslagen), eventueel tweestapsverificatie (2FA), accountvoorkeuren en meldingsinstellingen.

3.2 Crew-profiel: functie(s), profielfoto, woonplaats en land, telefoonnummer, rijbewijzen, certificaten, specialiteiten, ervaring, links (zoals website, IMDb of Instagram), dagprijs(zen) en of die publiek zijn, en — als u die opgeeft — straatadres, dieetwensen en standaard-reistijden. Zie artikel 6 voor wie wat kan zien.

3.3 Bedrijfs- en factuurgegevens: bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer, vestigings- en factuuradres, en de gegevens van uw eigen klanten die u gebruikt voor facturen. Openbare bedrijfsgegevens van een klant kunnen op uw verzoek worden opgezocht in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

3.4 Betalings- en abonnementsgegevens: abonnementsvorm, factuurnummers en -bedragen, betaalstatus en betaalmethode. Volledige betaalgegevens worden verwerkt door onze betalingsdienstverlener en niet door ons opgeslagen.

3.5 Gebruiks- en technische gegevens: IP-adres, browser en besturingssysteem, tijdstippen van inloggen en gebruik, foutmeldingen en logbestanden, en tellingen van het gebruik van AI-uitlezen (om misbruik en kosten te begrenzen).

3.6 Communicatiegegevens: inhoud van supportvragen en onze antwoorden, meldingen in de Dienst en e-mails die de Dienst verstuurt (zoals uitnodigingen, herinneringen en bevestigingen).

3.7 Inhoud die u uploadt of doorstuurt: planningen, callsheets, recce-schema's, offertes, foto's en andere bestanden, en e-mails met bijlagen die u doorstuurt naar het projectadres van de Dienst. Deze bestanden kunnen persoonsgegevens van anderen bevatten (bijvoorbeeld namen en telefoonnummers op een callsheet); zie artikel 1 voor de rolverdeling.

Wij verwerken als verwerkingsverantwoordelijke geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG en geen strafrechtelijke gegevens. Dieetwensen vult u vrijwillig in om catering te kunnen regelen; vermeld daarin geen medische informatie die u niet wilt delen met de eigenaar of beheerder van een project.

4. Doelen, rechtsgrondslagen en bewaartermijnen

Toelichting gerechtvaardigd belang: wij hebben er belang bij dat de Dienst veilig en betaalbaar blijft en goed werkt. Wij verwerken daarvoor alleen de gegevens die nodig zijn en hebben die afweging gemaakt tegen uw privacy. Heeft u bezwaar tegen een verwerking op deze grondslag? Zie artikel 10.

Wij sturen geen nieuwsbrieven of marketingmails en gebruiken uw gegevens niet voor reclame. Service-mails (zoals uitnodigingen, meldingen, herinneringen en belangrijke wijzigingen in de Dienst) zijn onderdeel van de Dienst; welke meldingen u per e-mail ontvangt, stelt u in bij Account → Meldingen.

5. Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?

• Van u zelf: bij registratie, in uw profiel, bij gebruik van de Dienst en in supportvragen.
• Van andere gebruikers: als een gebruiker u in zijn crewlijst of een project zet, of u uitnodigt. Heeft u (nog) geen Account, dan zijn wij daarvoor verwerker (artikel 1). Maakt u later een Account aan met hetzelfde e-mailadres, dan kan de Dienst uw bestaande vermeldingen aan uw Account koppelen.
• Automatisch: technische gegevens en logbestanden wanneer u de Dienst gebruikt.
• Van dienstverleners: betaalstatussen van onze betalingsdienstverlener, afleverstatussen van onze e-maildienst en, op uw verzoek, openbare bedrijfsgegevens uit het Handelsregister.

6. Wie kan uw gegevens zien?

6.1 Andere gebruikers (uw crew-profiel). Ultimate Set Planner is een netwerk: uw crew-profiel is vindbaar voor andere ingelogde gebruikers, zodat zij u kunnen vinden, benaderen en inplannen. Zij zien uw naam, functie(s), profielfoto, woonplaats, rijbewijzen, certificaten, specialiteiten, ervaring, opgegeven links, e-mailadres en telefoonnummer, en uw dagprijs alleen als u die op "publiek" heeft gezet. Uw straatadres ziet niemand behalve uzelf. Uw dieetwensen ziet alleen de eigenaar of beheerder van een project waarin u als crewlid bent opgenomen, en alleen binnen dat project (voor de catering). Een niet-publieke dagprijs is binnen een project zichtbaar voor de eigenaar of beheerder, en voor de andere projectleden als de eigenaar bedragen in dat project toont. Uw profiel is niet zichtbaar voor bezoekers zonder Account en wordt niet door zoekmachines geïndexeerd. Uw profielfoto wordt geladen via een lange, niet te raden link.

6.2 Projectleden. Binnen een project zien de eigenaar en de toegevoegde crewleden de projectgegevens die voor hun rol bedoeld zijn, zoals planning, calltijden en de crewlijst van dat project.

6.3 Ultimate Set Planner zelf. Onze beheerders hebben via de Dienst geen toegang tot de inhoud van uw projecten, tenzij u daar toestemming voor geeft (bijvoorbeeld om een supportvraag op te lossen) of voor zover dat strikt nodig is om een storing te verhelpen, misbruik te onderzoeken of aan een wettelijke verplichting te voldoen. Het verwijderen van een account door een beheerder wordt vastgelegd in een logboek.

6.4 Subverwerkers. Wij schakelen dienstverleners in voor hosting, database, e-mail, kaarten, AI-uitlezen, foutregistratie en betalingen. Zij verwerken gegevens alleen in onze opdracht, onder een verwerkersovereenkomst of de standaardvoorwaarden van die dienst. Het actuele overzicht, met per dienst het doel en de locatie van de gegevens, staat op ultimatesetplanner.app/subverwerkers.

6.5 Koppelingen die u zelf gebruikt. Als u een WhatsApp-deellink opent, een externe agenda koppelt of een bericht doorstuurt, gaan gegevens naar die dienst omdat u daarvoor kiest. Voor die diensten geldt hun eigen privacybeleid.

6.6 Adviseurs en autoriteiten. Onze accountant of juridisch adviseur, voor zover nodig voor onze bedrijfsvoering, en autoriteiten zoals de Belastingdienst, als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit.

7. AI-uitlezen

De Dienst kan documenten die u uploadt of doorstuurt (planningen, callsheets, recce-schema's en offertes) automatisch uitlezen met AI-modellen van Anthropic. Daarbij geldt:

• alleen het betreffende document wordt naar de AI-dienst gestuurd, samen met instructies voor het uitlezen — geen accountgegevens of andere projectgegevens;
• volgens de zakelijke voorwaarden van Anthropic worden gegevens die via de API worden verwerkt niet gebruikt om AI-modellen te trainen en slechts beperkte tijd bewaard (voor misbruikcontrole);
• u kiest zelf of u een document laat uitlezen. Gelden er geheimhoudingsafspraken voor een document (bijvoorbeeld met een productie), controleer dan of u het mag laten uitlezen; zo niet, vul de gegevens zelf in (zie Algemene Voorwaarden, artikel 7.5);
• het resultaat wordt altijd eerst aan u getoond ter controle; er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats (zie artikel 12);
• per gebruiker en per project gelden limieten op het aantal uitlezingen, om misbruik en onnodige kosten te voorkomen.

8. Waar staan uw gegevens, en doorgifte buiten de EER

De database, bestandsopslag en de applicatie worden gehost in de Europese Unie (Stockholm, Zweden). E-mail (Lettermint) en betalingen (Mollie) lopen via Nederlandse partijen.

Een aantal subverwerkers is gevestigd in de Verenigde Staten (onder meer voor hosting, AI-uitlezen, kaarten en foutregistratie). Ook als gegevens feitelijk in de EU staan, kunnen zulke partijen onder Amerikaanse wetgeving (zoals de CLOUD Act) verplicht worden gegevens te verstrekken. Wij beperken dat risico met:

• het EU-US Data Privacy Framework, voor subverwerkers die daarvoor gecertificeerd zijn, en/of de modelcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie;
• versleuteling tijdens transport en in rust;
• dataminimalisatie: elke dienst krijgt alleen wat hij nodig heeft (de AI-dienst bijvoorbeeld alleen het uit te lezen document).

Op verzoek geven wij meer informatie over de geldende waarborgen.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) en versleutelde opslag, toegangsregels per gebruiker in de database (row-level security), optionele tweestapsverificatie voor elk Account en verplichte verse 2FA voor gevoelige beheeracties, limieten tegen misbruik, dagelijkse back-ups van de database, foutregistratie waarbij wij geen gebruikers- of accountgegevens meesturen en een logboek van accountverwijderingen door beheerders. Een overzicht staat op ultimatesetplanner.app/beveiliging.

10. Uw rechten

U heeft onder de AVG de volgende rechten:

• Inzage (art. 15): opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
• Rectificatie (art. 16): onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren — het meeste past u zelf aan in uw profiel;
• Wissen (art. 17): uw Account en gegevens laten verwijderen — dat kan zelf via Account → Gegevens & account (met 30 dagen hersteltermijn), behoudens wettelijke bewaarplichten;
• Beperking (art. 18): de verwerking tijdelijk laten beperken;
• Bezwaar (art. 21): bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
• Dataportabiliteit (art. 20): uw gegevens in een gangbaar, machineleesbaar formaat ontvangen — dat kan zelf via Account → Gegevens & account → gegevens downloaden;
• Intrekken van toestemming, voor zover een verwerking op toestemming berust;
• Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Verzoeken die u niet zelf in de Dienst kunt afhandelen, dient u in via privacy@ultimatesetplanner.app. Wij reageren binnen een maand; bij complexe verzoeken kan die termijn met twee maanden worden verlengd, waarover wij u tijdig informeren. Wij kunnen u vragen u te identificeren, om te voorkomen dat gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen. Gaat uw verzoek over gegevens die een andere gebruiker over u heeft vastgelegd, dan geldt artikel 1.

11. Cookies en lokale opslag

Wij gebruiken alleen functionele cookies en lokale opslag in uw browser (om ingelogd te blijven en uw weergave-instellingen te onthouden). Wij gebruiken geen analytische, tracking- of marketingcookies. Zie de Cookieverklaring.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor u hebben (artikel 22 AVG). AI-uitlezen en automatische berekeningen (zoals uren en tarieven) zijn hulpmiddelen; de beslissing ligt altijd bij u.

13. Datalekken

Bij een inbreuk op de beveiliging die leidt tot een risico voor uw rechten en vrijheden melden wij dit, voor zover wij verwerkingsverantwoordelijke zijn, binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, als dat vereist is, ook aan u. Gaat het om gegevens waarvoor wij verwerker zijn, dan informeren wij de betrokken gebruiker zoals beschreven in de Verwerkersovereenkomst.

14. Minderjarigen

De Dienst is uitsluitend bedoeld voor zakelijke gebruikers die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf en is niet gericht op personen jonger dan 16 jaar.

15. Wijzigingen

Wij kunnen dit Privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld als de Dienst verandert of als er een subverwerker bijkomt. De actuele versie staat altijd op ultimatesetplanner.app/privacy. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij actieve gebruikers ten minste 30 dagen vooraf per e-mail of via een melding in de Dienst.

16. Contact

The Art of Film (h.o.d.n. Ultimate Set Planner) Langezand 102, 8223 WH Lelystad E-mail: privacy@ultimatesetplanner.app

Dit Privacybeleid is voor het laatst gewijzigd op 27 september 2026.